Wycena w Excelu: gdzie powstają błędy i kiedy arkusz przestaje wystarczać

Dlaczego firmy liczą w Excelu nawet wtedy, gdy mają system

W jednej z firm produkujących opakowania, z którymi rozmawialiśmy, zespół ma dożywotnią licencję na gotowy system do wycen. Mimo to niemal wszystkie oferty powstają w Excelu. Jedna z osób ujęła to krótko: trudno temu narzędziu zaufać.

To nie jest wyjątek. Arkusz ma przewagę, której gotowe systemy często nie mają: liczy dokładnie tak, jak firma liczy od lat, bo zbudowała go osoba, która zna produkcję. Kiedy wynik z systemu nie zgadza się z intuicją handlowca, nikt nie szuka błędu w konfiguracji. Wraca do pliku, który rozumie.

Excel nie jest więc problemem sam w sobie. Problemy pojawiają się, gdy firma rośnie, a sposób pracy z arkuszem zostaje taki sam.

Gdzie powstają błędy

Nadpisana formuła. Ktoś wpisuje ręcznie kwotę w komórkę, w której była formuła, bo „tym razem klient dostał specjalną cenę”. Przy następnej wycenie formuły już nie ma, a nikt tego nie pamięta. Arkusz wygląda tak samo jak wcześniej.

Kopie pliku. Każdy handlowiec ma swoją wersję na dysku. Po roku w firmie krążą pliki „wycena_v3”, „wycena_v3_nowa” i „wycena_v3_nowa_POPRAWIONA”. Każdy liczy trochę inaczej i nikt nie wie, który jest aktualny.

Nieaktualny cennik. Ceny materiałów w zakładce cennika są sprzed kilku miesięcy. Dostawca w tym czasie podniósł ceny, więc każda oferta wychodzi z mniejszym zyskiem, niż pokazuje arkusz. Przy materiale stanowiącym 60% kosztu podwyżka u dostawcy o 10% zabiera mniej więcej jedną piątą zysku. Wyliczenie krok po kroku jest w artykule o kalkulacji kosztów i cenie w ofercie.

Przepisywanie z maila. Zapytanie przychodzi mailem, handlowiec przepisuje wymiary, materiał i nakład do arkusza, potem przepisuje wynik do oferty w Wordzie. Dwa miejsca, w których 1200 zamienia się w 120.

Wiedza w głowie jednej osoby. Arkusz liczy podstawę, ale dopłaty za nietypowy wymiar, za krótki termin albo za trudnego klienta zna tylko doświadczony handlowiec. Nowa osoba uczy się ich miesiącami, przez podpatrywanie. Gdy doświadczony handlowiec idzie na urlop, wyceny czekają albo wychodzą inne.

Marża, której nikt nie widzi. Arkusz pokazuje cenę, ale rzadko pokazuje, ile firma na niej zarabia. Rabat dopisany na końcu oferty nie przechodzi przez żadną kontrolę. Dopiero rozliczenie zlecenia pokazuje, że zarobek był mniejszy, niż wszyscy myśleli.

Ile kosztuje wycena w arkuszu

Najłatwiej policzyć czas. W rozmowach z producentami opakowań spotykamy firmy, które przygotowują ponad dwieście wycen miesięcznie w trzyosobowym zespole handlowym, a pojedyncza wycena zajmuje od godziny do dwóch. Przy 200 wycenach i średnio półtorej godzinie na każdą to 300 godzin miesięcznie, czyli prawie dwa pełne etaty, które zajmują się liczeniem zamiast sprzedawaniem.

W Mebelli, producencie podstaw i blatów stołów, przygotowanie wyceny trwało około 50 minut. Po wdrożeniu Generatora Wycen trwa około 12. Opis jest na stronie wdrożenia w Mebelli.

Drugi koszt jest trudniejszy do policzenia: oferty, które wyszły za tanio, i te, które wyszły za późno. Klient, który czeka na wycenę trzy dni, często w tym czasie dostaje ofertę od kogoś innego.

Kiedy Excel w zupełności wystarcza

Nie każda firma potrzebuje programu do wycen. Arkusz jest dobrym wyborem, jeśli:

• przygotowujecie kilkanaście ofert miesięcznie
• liczy je jedna osoba, która zbudowała arkusz i go rozumie
• ceny zmieniają się rzadko, a produkt ma niewiele wariantów

W takiej sytuacji lepiej zadbać o porządek w jednym pliku niż wdrażać nowe narzędzie.

Sygnały, że arkusz przestaje wystarczać

• Wyceny liczą co najmniej dwie osoby i zdarza się, że dla tego samego zapytania wychodzą różne ceny.
• Nowy handlowiec potrzebuje kilku miesięcy, żeby wyceniać samodzielnie.
• Klienci czekają na wycenę dłużej niż dzień.
• Nikt nie potrafi powiedzieć, kiedy ostatnio aktualizowano ceny materiałów w pliku.
• Oferta w PDF powstaje przez ręczne przepisanie wyniku z arkusza.
• Jedno zapytanie oznacza kilka kalkulacji, na przykład dla różnych nakładów.

Dwa albo trzy takie sygnały naraz oznaczają zwykle, że czas na liczenie ofert przestał być sprawą jednej osoby i zaczął być kosztem całej firmy.

Co zrobić, zanim kupicie program

Niezależnie od tego, czy zostaniecie przy arkuszu, czy wybierzecie narzędzie, pierwszy krok jest ten sam: spiszcie zasady, według których liczycie. Marżę minimalną, dopłaty, progi nakładowe, zasady rabatowe. Bez tego żaden program nie policzy tak jak Wy, a z tym nawet arkusz działa lepiej.

Jeśli zastanawiacie się, jakie narzędzie wybrać, porównanie arkusza, modułu ofert w CRM, CPQ i programu na Waszych regułach jest w przewodniku Program do ofertowania dla producenta: jak wybrać.

W Generatorze Wycen pilotaż zaczynamy często od Waszego arkusza. Jest najlepszym zapisem tego, jak firma liczy dziś, i punktem wyjścia do spisania reguł.

Najczęstsze pytania